ระบบอนุมัติและติดตามค่าใช้จ่ายทริปออกตลาด

การอนุมัติเบิก advance ยังใช้ลายเซ็นบนกระดาษเหมือนเดิม ในระบบไม่มีปุ่มอนุมัติหรือปฏิเสธ มีแค่รับทราบ ทบทวน ตรวจสอบ และส่งกลับให้แก้

1. 1สร้างทริปSupervisor วางแผนและประมาณการ
2. 2รับทราบผู้จัดการหรือประธาน คนใดคนหนึ่ง
3. 3เบิก advanceถ้ามี พิมพ์ เซ็น สแกน
4. 4เริ่มทริปรายงานรายวัน
5. 5ส่งสรุปผู้จัดการทบทวน
6. 6ตรวจสอบและปิดการเงิน ยกยอดเงินที่เหลือ

ทุกขั้นระบบแจ้งเตือนคนที่ต้องทำขั้นถัดไป และหน้าทริปบอกเสมอว่ากำลังรอใคร ดูขั้นตอนแยกตามบทบาทแบบละเอียดได้ที่ Flow การทำงานของทริปออกตลาด

สร้างทริป

• ตั้งชื่อทริป เลือกเขตปฏิบัติงาน ใส่ช่วงวันที่ และห้างหรือสาขาที่จะไปในแต่ละช่วง
• ประมาณการระยะทาง ค่าเบี้ยเลี้ยง ค่าน้ำมัน ค่าที่พัก และค่าใช้จ่ายอื่น
• แนบเอกสารประกอบ ถ่ายรูปจากมือถือได้ทันที
• บันทึกเป็นร่างไว้ก่อน แล้วส่งเมื่อพร้อม
• คัดลอกทริปเดิมมาแก้เป็นทริปใหม่ได้ ไม่ต้องกรอกซ้ำ
• แก้ไขหรือยกเลิกได้จนกว่าจะเริ่มทริป

เบิก advance (ถ้าต้องการ)

• กรอกฟอร์มเบิกในระบบ ระบบเติมช่วงวันและสถานที่จากแผนให้ และแสดงยอดคงเหลือที่ยกมาจากทริปก่อน
• กดพิมพ์ ได้แบบฟอร์มหน้าตาเดียวกับฟอร์มเดิม นำไปเซ็นให้ครบทุกช่อง
• ถ่ายรูปฟอร์มที่เซ็นครบแล้วอัปโหลดเข้าทริป จึงกดเริ่มทริปได้
• ระหว่างทริปขอเบิกเพิ่มได้ ด้วยฟอร์มกระดาษแบบเดิม

ระหว่างทริป: รายงานรายวัน

แต่ละวันเพิ่มรายงานใต้ทริป เหมือนงานย่อยของงานหลัก มีช่องตามรายงานการออกตลาดเดิม

• วันที่ สถานที่ปฏิบัติงาน เวลาถึง เวลาออก
• เลขไมล์ขาไป เลขไมล์ขากลับ ระบบคำนวณระยะทางให้
• รายงานงานที่ทำ และชื่อพีซี
• ยอดขายของวันนั้นแยกตามแบรนด์ Sera Grande, Lotus, HLS, Sealy, Synda, Slumberland
• ค่าใช้จ่ายของวัน เช่น ค่าที่พัก ค่าทางด่วน พร้อมแนบใบเสร็จ ถ้าไม่มีใบเสร็จให้ติ๊ก "ไม่มีใบเสร็จ" และบอกเหตุผล
• รูปเลขไมล์บังคับวันแรกและวันสุดท้าย วันอื่นแนบได้
• เห็นคอมเมนต์จากผู้จัดการในรายงานแต่ละวัน

จบทริป: ส่งสรุป

• กรอกอัตราสิ้นเปลือง (กม./ลิตร) ราคาน้ำมันต่อลิตร และค่าเบี้ยเลี้ยงต่อวัน
• ระบบคำนวณค่าน้ำมัน เบี้ยเลี้ยง และยอดรวมให้ แนบบิลน้ำมันเป็นหลักฐาน
• ส่งสรุปภายใน 7 วันหลังจบทริป
• ถ้าถูกส่งกลับ แก้รายงานแล้วส่งใหม่ได้
• เริ่มทริปแล้วยกเลิกไม่ได้ ถ้าไม่ได้ไปจริงให้ส่งสรุปยอด 0 แล้วปิดตามปกติ

• หน้า "รอฉันรับทราบ" รวมทริปที่ Supervisor ส่งมา ผู้จัดการเห็นทริปของ Supervisor ในทีม ประธานเห็นทุกทริป
• คนใดคนหนึ่งกดรับทราบก็ผ่าน อีกคนจะเห็นว่ามีคนรับทราบแล้ว
• ส่งกลับให้แก้พร้อมความเห็นได้ ไม่มีการปฏิเสธ
• ระหว่างทริป ได้แจ้งเตือนเมื่อมีรายงานใหม่ เปิดดูและคอมเมนต์ได้ ไม่ต้องกดรับทราบทุกวัน
• ผู้จัดการทบทวนสรุปทริป เห็นรายงานทุกวัน ใบเสร็จ ระยะทาง และยอดใช้จริงเทียบประมาณการ แล้วกดผ่านหรือส่งกลับ
• กรรมการผู้จัดการและประธานเปิดดูทริป รายงาน และรายงานสรุปของทั้งบริษัทได้ตลอด

• หน้า "รอฉันตรวจ" รวมฟอร์มเบิกที่อัปโหลดสแกนแล้ว และทริปที่ผู้จัดการทบทวนผ่านแล้ว
• ตรวจสแกนฟอร์มเบิก ถ้าเซ็นไม่ครบส่งกลับได้ ถ้าครบกด "จ่ายแล้ว" ยอดคงเหลือ advance ของ Supervisor เพิ่มขึ้นทันที
• ตรวจสอบสรุปทริป เห็นใบเสร็จทุกใบ รูปเลขไมล์ และการคำนวณทุกบรรทัด แล้วปิดทริปหรือส่งกลับให้แก้
• ตอนปิดทริป ระบบหักยอดใช้จริงจาก advance เงินที่เหลือยกไปทริปถัดไป ถ้าใช้เกินต้องบันทึก "จ่ายส่วนเกินแล้ว" ก่อนปิด
• ดูยอดคงเหลือ advance ของ Supervisor ทุกคน พร้อมรายการย้อนหลัง

พิมพ์จากเบราว์เซอร์ หรือบันทึกเป็นไฟล์ PDF ได้

ทุกการกระทำถูกบันทึกไว้ ใครทำ ทำอะไร เมื่อไร และความเห็นที่ใส่ ประวัติแก้หรือลบย้อนหลังไม่ได้ แม้เป็นผู้ดูแลระบบ ทริปและไฟล์แนบไม่ถูกลบออกจากระบบ

• "มือถือ" คือแจ้งเตือนบนหน้าจอมือถือ ทำงานเมื่อติดตั้งระบบลงหน้าจอและกดอนุญาตแล้ว
• เฟสแรกแจ้งเตือนเมื่อมีงานเข้ามาหรือสถานะเปลี่ยน ไม่มีการเตือนซ้ำเมื่องานค้าง
• ส่งไม่สำเร็จ ระบบลองส่งใหม่ให้เอง

• ต่อทริป ประมาณการเทียบใช้จริง แยกค่าน้ำมัน เบี้ยเลี้ยง และอื่น ๆ ระยะทาง advance ที่ได้รับ และส่วนต่าง กดดูรายงานรายวันและใบเสร็จได้
• ต่อ Supervisor จำนวนทริป ระยะทางรวม ยอดใช้จริงรวม ยอดคงเหลือ advance ปัจจุบัน และทริปที่ค้างส่งสรุปเกิน 7 วัน
• ยอดคงเหลือ advance ของ Supervisor ทุกคน พร้อมรายการย้อนหลัง สำหรับการเงิน
• ยอดขายต่อแบรนด์ รวมตามสาขา ห้าง และช่วงวันที่เลือก
• ดาวน์โหลดทุกรายงานเป็น Excel หรือ CSV ได้ ภาษาไทยไม่เพี้ยน
• Supervisor เห็นเฉพาะของตนเอง ผู้จัดการเห็นของทีม การเงิน กรรมการ ประธาน และผู้ดูแลระบบเห็นทั้งบริษัท

• เข้าใช้ด้วยอีเมลและรหัสผ่านที่ผู้ดูแลระบบสร้างให้ ไม่เปิดให้สมัครเอง
• แต่ละคนเห็นเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวกับตนเองตามบทบาทในข้อ 1
• ไฟล์แนบเปิดได้เฉพาะคนที่มีสิทธิ์ดูทริปนั้น ไม่มีลิงก์สาธารณะ
• ผู้ดูแลระบบทำแทนคนที่ไม่อยู่ได้ ทุกครั้งถูกบันทึกว่าเป็นการทำแทน
• ปิดการใช้งานคนที่ลาออกได้ทันที ข้อมูลเดิมยังอยู่ครบ

• เปิดจากเบราว์เซอร์บนคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต และมือถือ ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรม
• ติดตั้งลงหน้าจอมือถือ iPhone และ Android ได้ เปิดใช้เหมือนแอป โดยไม่ต้องผ่าน App Store หรือ Play Store
• หน้ารายงานรายวันออกแบบให้กรอกบนมือถือเป็นหลัก ถ่ายรูปใบเสร็จและเลขไมล์ได้จากกล้องทันที ถ้าสัญญาณอินเทอร์เน็ตหลุดระหว่างกรอก ข้อมูลที่พิมพ์ไว้ไม่หาย
• วันที่แสดงเป็นภาษาไทย ตัวเลขเงินเป็นบาท ทศนิยม 2 ตำแหน่ง

1. รายชื่อผู้ใช้ทั้งหมด พร้อมอีเมล บทบาท และผู้จัดการที่ Supervisor แต่ละคนสังกัด
2. ชื่อและตำแหน่งที่ต้องพิมพ์ในช่องเซ็นของฟอร์มเบิก
3. รายชื่อห้างและสาขาที่ออกตลาดบ่อย และเขตปฏิบัติงาน
4. ประเภทค่าใช้จ่ายที่ใช้จริง
5. ยอดคงเหลือ advance ของ Supervisor แต่ละคน ณ วันเริ่มใช้ระบบ
6. อีเมลที่ใช้เป็นผู้ส่งแจ้งเตือน และชื่อเว็บที่ต้องการ